ぽんずこんにちは、ぽんずです！
私は2023年にグランドハイアット東京で結婚式を挙げました。悩みに悩んで決めた会場ですが、素敵な式を行うことができたのでグランドハイアット東京を選んで本当に良かったと思っています！
今回は結婚式の準備には欠かせない、ウェディングプランナーさんと行う打ち合わせについてお話します。
結婚式では決めないといけないことがたくさんあります！
ブーケや会場の装飾、BGMや披露宴の演出など、実際に私も最初は結婚式当日までにこんなにたくさん決められるのかと気が遠くなりました（笑）
そのため結婚式を成功させるためにはプランナーさんとの打ち合わせがとても大切！
グランドハイアット東京では3～4ヵ月前から打ち合わせが始まり、全部で4回行います。
本記事ではグラハイ卒花のぽんずが、結婚式までにウェディングプランナーさんと行う4回の打ち合わせがどんな内容だったかを紹介します！
人によって若干内容は違うと思うので、1つの例として参考にしていただければ嬉しいです。
- ウェディングプランナーとの打ち合わせで何をやるのか知りたい
- グランドハイアット東京で結婚式を行う予定、または気になっている
打ち合わせが始まるまで
挙式会場をグランドハイアット東京に決めてもすぐにウェディングプランナーさんが紹介されるわけではありません。プランナーさんが決まるまでの間、式場との連絡は契約した時の営業担当の方とやり取りする形でした。
基本的にプランナーさんが決まるのは1回目の打ち合わせが始まる少し前なので、挙式日の3～4ヵ月前くらいです。
プランナーさんが決まると連絡が来て、1回目の打ち合わせの日程を調整します。その際、1回目の打ち合わせまでにやっておかなくてはいけない宿題が出されます。
ぽんず私たちは不安だらけで早く打ち合わせを始めたいと式場に伝えていたところ、少し早めにプランナーさんが決まり、4ヵ月前から打ち合わせが始まりました！
1回目の打ち合わせ
1回目の打ち合わせは挙式の4ヵ月前でした。
所要時間は5時間程度で、終わる頃には疲労困憊でした、、、
宿題
WSPでゲストの入力
グランドハイアット東京ではWSPというシステムに情報を入力し、プランナーさんと情報を共有します。
招待状を送るのは少し先ですが、最初の打ち合わせまでに挙式に招待しようと思っている人の名前を入力しました。
ぽんず1件ずつ手作業で入れるので地味に大変な作業です。
会場装花アンケート
事前に会場装花に関するアンケートを記入し、1回目の打ち合わせで提出しました。
どんな雰囲気が好きか、クロスの色は何色が良いかなどを回答します。
式場へイメージを伝えるためのアンケートなので、回答した内容で決定というわけではありません。
打ち合わせ当日
ウェディングプランナーさんと顔合わせ
まずはウェディングプランナーさんと顔合わせを行いました。
事前にメールでやり取りはしていましたが、顔を合わせるのはこの日が初めてでした。
ぽんず私たちを担当してくれた方はとても落ち着いた雰囲気で話しやすかったので安心しました。
契約内容の再確認
契約内容や今後のスケジュールを確認します。
人によって契約時の割引内容が違うので、式場側と認識のずれがないかを確認します。
さらに、改めて持ち込み費用やキャンセル費用などの説明を受けました。
また、ムービーやフラワーシャワーなど、現時点で持ち込みを検討しているものについてプランナーさんと共有しました。
招待状の説明
招待状はWEBで自作予定だったので、スケジュールの確認や案内文の例文などをいただきました。
発送は2ヵ月前なので、それまでに作成してプランナーさんに確認してもらう必要があります。
ぽんず私たちは作成したWEB招待状のURLをプランナーさんに送って確認してもらいました。
美容室の利用について
当日のヘアメイクを会場内の美容室アルモニアにお願いするか、ヘアメイクを持ち込みにするかを決めました。
SNSなどを見て持ち込みも気になっていたのですが、私たちの場合は契約時のプランでヘアメイクの割引が適用されていて、持ち込みにするとかなり金額に差が出てしまうのでアルモニアにお願いすることに決めました。
家族の着付けとヘアメイクもアルモニアにお願いしました。
また、お仕度中の写真を撮影してもらうために客室で準備をすることにしたのですが、出張費用が3万円かかりました。
宿泊について
ギリギリになると客室の空きがなくなってしまうので、宿泊予定のあるゲストがいる場合は早めに伝える必要があります。
グランドハイアット東京は5つ星ホテルなので、一番安いお部屋でもかなり高額です。コスパを考えるなら近くのホテルを予約するのがおすすめです。
私たちは契約時の特典で新郎新婦2人分の宿泊が付いていて、追加料金を払えば客室のアップグレードができるとのことでした。
前泊や後泊はホテル婚に決めた理由の1つでもあったので、思い切って特典で付いていた宿泊をスイートにアップグレードしました！
アップグレードは2泊分でだいたい10万円くらいでしたが、こんな機会でなければ5つ星ホテルのスイートルームなんて泊まれないので思い切りました！
ちなみに、挙式当日に客室でお支度をする場合は契約時の特典で付いていた一番スタンダードな客室では少し狭いそうです。客室でお支度しようと考えている方は、少し広いお部屋にアップグレードした方がいいと思います。
会場装飾の相談
事前に記入したアンケートを提出して、クロスの色などを検討しました。
2回目の打ち合わせでフローリストさんとの打ち合わせがあるので、1回目はその下打ち合わせといった感じです。
私たちはこの時点でドレスを決めていたので、追加でドレスの写真や会場装花のイメージ画像を共有しました。
スナップ写真やムービーの説明
挙式当日のスナップ撮影やエンドロールをお願いする業者を決めます。
グランドハイアット東京では、提携しているラヴィファクトリーとスタジオSの2社から選ぶことができ、1回目の打ち合わせでは2社から説明を受けます。
ぽんず基本的に金額に大きな差はないので、見せていただいた写真やアルバムの雰囲気で決めていいと思います！
スナップ撮影とエンドロールを違う業者にお願いすることもできますが、私たちはどちらもラヴィファクトリーにお願いすることにしました！
スナップ撮影は指名料5万円でカメラマンの指名ができます。
カメラマンを指名すれば事前に打ち合わせができるようですが、指名しなくても撮影指示書を作成してプランナーさんに提出しておけば、どんな写真を撮って欲しいかを担当してくれるカメラマンに伝えることができます。
私たちはカメラマンの指名はしませんでしたが、撮影指示書を提出していたので、事前にプランナーさん経由で「この写真は天気が良くないと撮れない、このシーンは時間的に数枚程度しか撮れない」というような連絡をいただき、「代わりにこんな写真をお願いします。」といったやりとりをしていました。
当日来てくれたカメラマンの方が素敵な写真をたくさん撮ってくれたので、私たちは式が終わって「カメラマンを指名しておけばよかった」という後悔は全くありませんでした。
打ち合わせで紹介してもらったカメラマンの中で特に気になるカメラマンがいたり、事前に打ち合わせをしておきたいという場合は指名しておくのがいいと思います。
ムービーについては、オープニングムービーとプロフィールムービーは自作予定だったのでエンドロールのみお願いしました。
エンドロールは当日の挙式や披露宴の映像をその場で編集して、披露宴の退場時に流すムービーです。どのシーンまで使うかによって金額にかなりの差があり、挙式だけの映像にする場合とお色直し後まで入れる場合で10万円以上差額がありました。
金額の差が大きかったので悩みましたが、私たちはお色直し後のシーンまで入れることにしました。
また、契約時のプランに付いていたスタジオでの家族写真の撮影はスタジオSが担当します。両家に1枚ずつ渡せるよう2枚分はプラン内で、データももらう場合は別途料金が掛かります。
私たちは親族がそこまで多くなかったこともあり、スタジオ撮影はしなくてもいいかなと思っていたところ、差額2,000円でガーデンでの集合写真に変更できると聞いてそちらを選びました。
ちなみに、グランドハイアット東京はカメラマンの持ち込みが可能ですが、披露宴のみとなっているので挙式の撮影ができません。そのためスナップ撮影は提携している2社のどちらかにお願いするのがおすすめです！
2回目の打ち合わせ
2回目の打ち合わせは挙式の3ヵ月前くらいに行い、所要時間は4時間程度でした。
プランナーさんとの打ち合わせよりも、フローリストさんや音響担当の方との打ち合わせの時間が長めでした。
宿題
美容室の利用申請書の作成
親族の着付けやヘアメイクをアルモニアにお願いしていたので、申請書を作成しました。
申請書を提出すると、利用する方の当日の集合時間が確定します。
打ち合わせ当日
引出物・司会者について
2回目の打ち合わせくらいには引出物や司会者を決めておく必要があります。
私たちの場合、2回目の打ち合わせの翌日に大型のブライダルフェアが開催される予定で、そこで契約すると各種割引を受けられると聞いていたので、この時点ではまだ決めていませんでした。
ただし、人気の司会者はすぐに空きがなくなってしまうので、お願いしたい司会者がいる場合は早めに決めておくのがおすすめです。
披露宴の内容について
披露宴の内容の打ち合わせを行いました。
進行表を見ながら何にどれくらい時間が必要で、余った時間でどんなことをするかなどを決めます。
私たちはゲストとたくさん写真を撮りたかったので歓談の時間を長めに取り、お色直し後にドレス当てとテーブルラウンド、結婚証明書披露を行うことにして、残った時間を歓談にあてることにしました。
ぽんず歓談の時間をたっぷり取ったことや人数がそこまで多くなかったこともあり、ツーショット写真まで撮ることができてゲストに好評でした！
フローリストとの打ち合わせ（1回目）
前回提出したアンケートを基に、フローリストさんと打ち合わせを行いました。
ブーケや会場装花にどんな花を使いたいか、色はどんな感じがいいか、予算内でどれくらいの装花ができるかなどを確認しました。
3回目の打ち合わせでも装花の打ち合わせがあるので、この打ち合わせではフローリストさんとイメージを共有し、次の打ち合わせでより具体的に決めていく流れになります。
ちなみにブーケは持ち込みができるので、必ず式場側に用意してもらう必要はありません。
音響の説明
音響を担当している業者から、プラン内に入っている基本の音響の説明と、オプションの説明を受けました。
スモークやライト、入退場時の演出、プロジェクションマッピングなど気になる演出がたくさんありました。
お色直し後の入場時に演出とスモークを付けてみようかという話になり、演出を1シーンと、スモークのオプションを追加しました。
ぽんず音響さんがとてもかっこいい演出にしてくれて、お色直し後の入場ゲストから評判でした！
めんつゆかっこよすぎてゲストがザワザワしていました（笑）
3回目の打ち合わせ
3回目の打ち合わせは挙式の2ヵ月ほど前に行い、所要時間は3時間程度でした。
宿題
WPSで引出物の紐づけ
WPSでゲストに渡す引出物を紐づけます。
私たちの場合ゲストに渡す引出物は全て同じにしたので比較的すぐに終わりましたが、グループごとに中身を変えたりする場合は少し面倒な作業になります。
披露宴で流すBGMを決める
確定させるのは4回目の打ち合わせの時になりますが、打ち合わせがスムーズになるので事前にどのシーンで何のBGMを使うかを選んでおきました。
打ち合わせ当日
引出物や引菓子について
引出物や引菓子については事前にWPSで紐づけていたので、間違いなどがないかプランナーさんと一緒に確認しました。
また、ゲストには食べ物のアレルギーがある方もいるので、このタイミングで一部内容の変更をしました。
料理やウェディングケーキについて
料理やドリンクのコース、ウェディングケーキを決定しました。
料理は一番安い17,000円のコースでも十分かなと思ったので、特にアップグレードはしませんでした。
試食会には参加してなかったので少し不安でしたが、当日食べた料理はどれも美味しくて、ゲストからも「料理が美味しかった」とのお言葉をいただき安心しました。
ウェディングケーキはSNSでよく見るグランドチャペルをモチーフにしたピンクのケーキにしました。
グランドハイアット東京では、ケーキ入刀するウェディングケーキは衛生面の関係で食べられないので、ファーストバイトはショートケーキで行います。
打ち合わせでその話を聞いて「ウェディングケーキを食べたかった」と落ち込んでいたら、オプションでアフターケーキがあることを教えてもらいました。後泊の際に1万円でグランドチャペルをモチーフにした白いケーキのミニチュア版を出してもらえるということだったので、せっかくならとお願いしました！
ぽんず果物がたくさん乗っていてとっても美味しかったです♪
めんつゆミニチュア版といっても2人で食べるには少し大きいので、食べきるのは難しいかもしれません。
席札やメニュー表について
席次表は持ち込む予定だったので、席札とメニュー表を選びました。
プラン内のものの中から、ハイアットオリジナルのものを選びました。
フローリストとの打ち合わせ（2回目）
前回伝えていたイメージを基に、フローリストさんがブーケや会場装花のイメージ画像を作成してきてくれます。
作成してくれたイメージ画像を見ながら細かい要望を伝え、当日の装花などをどのようにしていくかを決めます。
フローリストさんとの打ち合わせはこの日が最後になります。
ぽんず完成したブーケや会場装花については、私たちも当日まで見れないのでドキドキでした！
4回目の打ち合わせ
4回目の打ち合わせは挙式の3週間前に行い、所要時間は4時間半程度でした。
宿題
プロフィールシートの作成
司会者に提出するプロフィールシートを作成します。フォーマットが決まっているので、そこに自分の経歴や好きなこと、2人の出会いなどを記入します。
4回目の打ち合わせでは作成したプロフィールシートを使って司会者との打ち合わせを行います。
打ち合わせ当日
人数や席順などについて
WPSに入力していた情報を基に、最終的な人数や席順を確認します。
挙式の2週間前くらいから印刷物の発注が始まり、それ以降は変更できなくなります。
ゲストの名前を間違えてないか必ず確認しておきましょう！
司会者との打ち合わせ
宿題で作成したプロフィールシートを見ながら、当日の進行やどのように紹介してもらうかなどを決めます。
司会者の方とはブライダルフェアに参加した際に一度お会いしていたので、最初から楽しく打ち合わせができました！
お願いした会社や司会者によってやり方は違いますが、私たちの場合は当日の打ち合わせの中で決めた紹介文などを後日メールで送ってもらい、修正などはメールや電話でやりとりをしました。
音響の打ち合わせ
BGMのリストを事前に提出していたので、選んだ曲のどの部分から流すかや入場のタイミングを確認しました。
私たち夫婦はそこまで拘りがなかったのですぐに終わりましたが、BGMに拘りがあると結構時間がかかるかもしれません。
ちなみにグランドハイアット東京では式場のBGMリストにない曲を使う場合は、著作権の関係でCD原盤を持ち込む必要があります！
式場のBGMリストは洋楽が多めで邦楽はかなり少ないです。披露宴のBGMを邦楽中心にしようと思っている場合は早めにCD集めをすることをおすすめします！
ぽんず邦楽は流行の移り変わりが激しいのであまり揃えてないみたいです。
最終確認
最後の打ち合わせになるので、全体を通しての最終確認を行います。
備品の搬入が式の1週間前なので、それまでに準備しなくてはいけないものをプランナーさんと確認しました。
特に持ち込みを予定しているものについては漏れがないよう入念に確認しておきましょう。式場側に用意してもらえると思っていたのに本当は自分で用意する必要があったなど、細かな行き違いで当日備品が足りないなんてことにならないように注意しましょう！
ちなみに、式場への支払いは備品の搬入の時に行いました。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回はグランドハイアット東京で行う結婚式で、当日までにウェディングプランナーさんと行う4回の打ち合わせがどんな内容だったかを紹介しました。
結婚式の準備を進めていくうえでプランナーさんとの打ち合わせはとても大切です。
決めることがたくさんあって大変ですが、プランナーさんに相談しながら少しずつ自分たちの結婚式を作っていって、無事に終わった時はとても達成感があります！
これからでプランナーさんと打ち合わせを始める方は、ぜひこの記事を参考に素敵な結婚式を挙げてくれたら嬉しいです！
